20 Mar Comment protéger vos documents d’entreprise
Politique de confidentialité
Vous devez vous doter d’une politique de confidentialité pour votre entreprise dès le départ. Elle doit figurer dans tous les contrats d’embauche de votre personnel régulier et aussi de votre personnel temporaire ou provenant d’une agence et elle doit avoir une valeur juridique. Cette politique doit être claire et détaillée et être bien comprise par vos employés.
Protégez votre réseau Informatique
Vous vous devez aussi de protéger votre système informatique contre les menaces autant internes qu’externes. La sécurisation par mot de passe et des accès privilégiés spécifiques est de rigueur.
Des logiciels existent pour vous permettent de contrôler votre réseau informatique incluant vos imprimantes multifonctions et. Ces logiciels peuvent vous permettre de savoir qui a eu accès à un document, s’il a été copié, scanné ou imprimé, quand il a été vu, modifié ou distribué. Ces logiciels permettent la traçabilité par signature numérique et d’encrypter vos documents ainsi que la gestion des niveaux d’accès, soit de lecture seule, de droits d’impression ou de droits de modification.
Sécurisez vos imprimantes
Votre système d’imprimantes en réseau est aussi une source de menaces et doit aussi être sécurisé. Il peut être protégé par mot de passe, par carte magnétique ou par des technologies biométriques telles que l’identification des empreintes digitales. Ces méthodes deviennent une norme de sécurité de plus en plus répandue.
Déchiquetage de vos documents
Vous devez vous doter d’une politique de destruction de vos documents et papiers périmés ainsi que vos disques durs périmés. Tout votre personnel doit être conscientisé et doit collaborer à cette tâche. Vos documents destinés à la destruction doivent être entreposés dans des bacs ou des cabinets sécurisés en attente de leur destruction par déchiquetage. Pour la meilleure sécurité, utilisez les services d’une entreprise spécialisée en déchiquetage qui fera le travail sur place et qui vous fournira un certificat de destruction.